Dans cet article nous vous exposons très concrètement le fonctionnement du système PEPPOL, les obligations et enjeux liés à la facturation électronique, le recours aux programmes nécessaires à sa mise en place et les éléments pratiques à prendre en compte pour assurer une transition efficace.
Cette structure informatique globalisée est une nouveauté pour tous les acteurs économiques ; gardons en tête que les informations communiquées ici pourront évoluer au fur et à mesure de que plus en plus de personnes découvrent, testent et éprouvent les limites de ce système voué à évoluer aussi rapidement que les technologies.
Qu’est-ce que PEPPOL ?
PEPPOL est un réseau sécurisé destiné à l’échange de documents électroniques. Ce réseau reçoit et transmet les documents sous un format spécifique appelé .UBL (Universal Business Language) : ce sont les factures électroniques, qui ne sont donc plus des documents pdf, word ou excel.
L’objectif principal de ce nouveau système est l’harmonisation des pratiques de facturation électronique au sein de l’Union Européenne, en particulier dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA et de la simplification administrative. Pour les professionnels, ce système se veut plus moderne, assurant moins d’erreurs, des paiements plus rapides, et une possibilité d’automatisation vers les logiciels comptables permettant une meilleure conformité fiscale.
Concrètement, fournisseurs et clients (tous deux professionnels) vont devoir utiliser des Points d’Accès pour émettre et recevoir des factures via ce réseau PEPPOL.
Le fournisseur va émettre sa facture au format UBL et va la transmettre au moyen d’un Point d’Accès sur le réseau PEPPOL, qui dirige le document vers son destinataire qui va la recevoir via le Point d’Accès qu’il aura activé de son côté.
Qui est concerné ?
L’obligation d’utiliser le système PEPPOL et la facturation électronique concerne tous les professionnels belges assujettis à la TVA et effectuant des opérations B2B.
Cette obligation comprend donc deux aspects :
obligation d’être identifié sur le réseau PEPPOL via un point d’accès pour l’émission des factures à destination de ses clients ;
obligation d’être identifié sur le réseau PEPPOL via un point d’accès pour la réception des factures de ses fournisseurs.
Il existe des exceptions à ces deux obligations :
Il n’est pas obligatoire d’envoyer des factures via PEPPOL pour :
o les assujettis faillis,
o les entreprises qui réalisent uniquement des
opérations exemptées en vertu de l’article 44 CTVA,
o les assujettis non établis en Belgique, sans
établissement stable,
o les assujettis forfaitaires (article 56 du Code de
la TVA – prendra fin au plus tard le 1er janvier 2028).
Ill n’est pas obligatoire de recevoir des factures via PEPPOL pour :
o les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 CTVA,
o les assujettis non établis en Belgique, sans établissement stable.
Ainsi, très concrètement :
• un professionnel assujetti à la TVA qui exerce une activité classique en B to B doit avoir un Point d’Accès pour émettre ses factures et pour recevoir celles adressées par ses fournisseurs ;
• un professionnel assujetti à la TVA qui facture à des particuliers en B to C uniquement a l’obligation d’avoir un Point d’Accès PEPPOL pour la réception des factures émises par ses fournisseurs, mais ne doit pas forcément avoir un point d’Accès pour l’émission de ses propres factures ;
• un assujetti exempté (qui effectue des activités exemptées de TVA) ne doit pas avoir de point d’Accès PEPPOL, ni pour l’envoi ni pour la réception de ses factures ;
• un assujetti mixte doit avoir un Point d’Accès pour émettre ses factures et pour recevoir celles adressées par ses fournisseurs.
Qu’en est-il pour les flux de facturation internationaux ? À ce jour, l’obligation de facturation électronique via PEPPOL concerne exclusivement les opérations nationales belges. Toutefois, les échanges via PEPPOL sont possibles avec des partenaires étrangers déjà connectés au réseau PEPPOL, et l’ensemble des États membres doivent être prêts à l’échelle européenne d’ici 2030.
Les points d’accès PEPPOL : comment choisir ?
Aussi appelés prestataires de services ou programmes de facturation, les Points d’Accès sont des programmes certifiés permettant d'émettre et/ou de recevoir des factures via PEPPOL. Parmi les outils disponibles on peut citer BFS Accountant, PeppolGo, Billit, ING, Odoo Facturation, etc.
Ces outils peuvent servir à de nombreuses fonctions en fonction de leur développeur :
- créer des factures ;
- les envoyer via PEPPOL ;
- recevoir les factures fournisseurs ;
- les transmettre automatiquement en comptabilité
- effectuer les paiements en direct,
- etc
Attention toutefois que tous les programmes ne proposent pas toutes les fonctionnalités existantes. Il existe à l’heure actuelle 288 applications agréées dans le cadre de la facturation électronique : certains ne permettent que la réception ou que l’émission de factures, certains sont limités à une langue, d’autres ne proposent pas de lien direct avec votre comptabilité, certaines solutions permettent de gérer les paiements, de connecter plusieurs comptes bancaires, ou plusieurs utilisateurs, etc.
À partir de ces éléments de base se développent de nombreux cas particuliers :
- Certaines entreprises qui ont une activité particulière ont parfois recours à un programme de facturation spécifique développé en dehors de l’univers PEPPOL. Il existe donc des Points d’Accès qui ne créent pas les factures en elles-mêmes mais font le pont entre le programme de facturation existant et le réseau PEPPOL.
- Il est possible qu’une entreprise ait un Point d’Accès d’émission et un Point d’Accès de réception qui soient différents.
- Il est aussi possible d’avoir plusieurs Points d’Accès d’émission de facture (par exemple une entreprise qui a plusieurs types d’activités avec plusieurs programmes de facturation différents). Par contre il ne peut y avoir qu’un seul Point d’Accès de réception des factures. Si vous avez déjà activé un Point d’Accès de réception et que vous souhaitez changer, vous devez d’abord résilier votre accès dans le Point d’Accès de réception qui est actif.
Bref, vous l’aurez compris, chaque entreprise va être confrontée à des choix spécifiques, et il convient de voir avec un recul certain toutes les publicités lancées par les développeurs de Points d’Accès.
Les recommandations de BFS
Pour bien choisir son Point d’Accès il faut tenir compte de ses besoins réels, en fonction :
- du logiciel de comptabilité utilisé (Horus, Winbooks, Winauditor, Bob, Popsy, …?) ;
- du niveau de spécificité du programme d’émission des factures dont vous avez besoin en fonction de vos activités, ou de votre besoin d’avoir un ou plusieurs points d’Accès d’émission/de réception ;
- de vos affinités avec le monde informatique et de votre souhait d’accompagnement par BFS dans la découverte et la maîtrise des programmes ;
- du nombre de factures à établir mensuellement, nombre d’utilisateurs ou de comptes bancaires liés ;
- etc.
BFS est partie à la découverte de tous les programmes et se concentre sur ceux qui sont les plus performants ou les plus adaptés à vos besoins. Nous avons retenu trois Points d’Accès qui rencontrent tous les critères de fiabilité nécessaires, en fonction du logiciel sur lesquels est hébergée votre comptabilité :
C’est dans une perspective d’efficacité et de compatibilité maximale que nous vous proposons d’utiliser comme point d’Accès l’application BFS Accountant disponible sur l’AppStore et PlayStore et que vous pouvez utiliser après création de votre compte via votre gestionnaire comptable.
Ce Point d’Accès permet l’émission et la réception de factures, et offre les avantages suivants :
- Formation des collaborateurs BFS pour maitriser le programme et donc être compétents et pertinents pour vous aider dans sa mise en place,
- Développé par et pour le logiciel comptable HORUS offrant des facilités d’intégration dans la comptabilité,
- Son utilisation est intuitive (contrairement à Billit qui a une présentation plus complexe),
- Vos gestionnaires comptables chez BFS peuvent mettre en place dans la comptabilité HORUS des tableaux d’analyse sur mesure en fonction de vos besoins ; ces tableaux sont alors consultables en temps réel sur BFS Accountant
- BFS installe ce Point d’Accès pour vous et vous refacture les coûts de la licence.
Si votre comptabilité n’est pas sur HORUS, vous pouvez :
- Demander son transfert sur HORUS et utiliser BFS Accountant, ou
- Utiliser le Point d’Accès Billit qui a l’avantage d’être universel pour tous les logiciels comptables,
- Ou PeppolGo si votre comptabilité est sur le logiciel comptable WINAUDITOR.
Anticiper la mise en place de PEPPOL et la facturation électronique
Pour être opérationnels au 1er janvier 2026, tous les acteurs économique doivent lancer leur mise en conformité dès à présent. Cela vous permettra de vous familiariser avec les nouveaux environnements informatiques, de tester et de mettre à l’épreuve le système PEPPOL en fonction des spécificités de votre secteur d’activités ou de votre organisation interne.
N’oubliez pas que les coûts liés aux programmes de facturation électronique sont déductibles à 120 % jusqu’à la fin de l’année 2027 !
Conclusion
Ne négligez pas les enjeux liés à PEPPOL et la digitalisation car cette transition représente bien plus qu’une simple contrainte administrative : c’est une opportunité d’optimiser votre gestion comptable et financière, et l’accompagnement par BFS sera un atout stratégique pour tirer pleinement profit de ces outils innovants.