Per Diem : nouvelles règles de calcul et montants revalorisés

La circulaire 2025/C/70 simplifie le calcul du remboursement forfaitaire des frais liés aux déplacements professionnels (Per diem). Une bonne nouvelle pour votre entreprise !

Fini la règle des 10 heures !

Il était prévu que pour qu'un jour soit considéré comme indemnisable, le travailleur ou le dirigeant devait être absent au minimum 10 heures de son domicile ou de son lieu de travail habituel. Cette contrainte administrative disparaît complètement. Le comptage des jours devient enfin plus logique et plus simple.

Une indemnité journalière complète (au lieu d'une indemnité réduite de moitié) peut également être accordée pour le jour de départ et le jour de retour dans le cadre d'un déplacement professionnel à l'étranger de plusieurs jours.

Concrètement : un déplacement de 2 jours peut maintenant donner droit à 2 jours d'indemnités, même si l'une des journées ne dépasse pas 10 heures d'absence. Cette simplification permet d'éviter les calculs complexes et les discussions sur le décompte exact des heures.

De nouveaux montants revus à la hausse

Les montants des indemnités journalières forfaitaires ont été revus à la hausse pour les voyages de service à l'étranger. Il s'agit de la première révision depuis février 2023.

Le montant de l'indemnité diffère en fonction du pays du voyage de service et selon qu'il s'agit d'un voyage de service court (= catégorie 1 / - de 30 jours) ou long (= catégorie 2 / + de 30 jours).

Les règles qui ne changent pas

Les indemnités journalières couvrent les dépenses qui sont exposées à l’étranger, mais ne comprennent pas le petit-déjeuner, les frais d’hôtel ni les frais de voyage (sauf les transports sur place).

N’oubliez pas la règle anti-double emploi, qui reste d’application : lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par la société et que ceux-ci comprennent également certains repas ou menues dépenses, les indemnités de séjour forfaitaires journalières doivent, selon le cas, être réduites :

-           de 35 % pour le repas de midi

-           de 45 % pour le repas du soir

-           de 20 % pour les menues dépenses

Conformément à la circulaire 2022/C/62, l’octroi de ces indemnités forfaitaires doit reposer sur des critères objectifs (distance, durée effective du déplacement, etc.) et figurer sur les fiches fiscales annuelles des bénéficiaires. L'octroi de ces indemnités forfaitaires doit reposer sur des critères objectifs (distance, durée effective du déplacement, etc.) et figurer sur les fiches fiscales annuelles des bénéficiaires.

Déplacements en Belgique

La société peut octroyer à ses employés ou à son dirigeant des indemnités forfaitaires pour les frais de repas et de boissons lors de prestations extérieures de l’entreprise excédant six heures par jour.

Le fisc fixe l'indemnité journalière à 20,39 € depuis le 01.12.2023, tandis que l'ONSS utilise une indemnité journalière (moins élevée) de 17 € pour les travailleurs. L'indemnité pour le logement s'élève à 159,17 € sous certaines conditions. 

N'hésitez pas à nous contacter pour toute question concernant l'application de ces nouvelles règles dans votre entreprise