Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die door B.F.S. SA (BCE 0553.557.521) (hierna "B.F.S.") aan haar klanten worden geleverd. Ze worden aan de klanten meegedeeld door ze bij de opdrachtbrief te voegen en worden bij de facturen gevoegd. Een exemplaar is ook beschikbaar op: www.bfs.be.

Overeenkomstig het gemeen recht kan B.F.S. alleen aansprakelijk worden gesteld voor opdrachten waarvan is aangetoond dat deze door haar zijn aanvaard.

Tenzij anders bepaald in de opdrachtbrief, wordt de overeenkomst gesloten en treedt deze in werking:

• hetzij op het moment dat B.F.S. de door de klant ondertekende opdrachtbrief ontvangt en deze op haar beurt medeondertekent;
• hetzij op het moment dat B.F.S. op verzoek van de klant met de uitvoering van de opdracht begint, indien deze uitvoering eerder aanvangt.

Wanneer B.F.S. de door de klant ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, zijn alle professionele relaties tussen de partijen in elk geval onderworpen aan deze algemene voorwaarden en aan de opdrachtbrief, zodra deze contractuele documenten per post, fax, e-mail of persoonlijk aan de klant zijn overhandigd.

Eventuele tegenstrijdige algemene voorwaarden van de klant zijn alleen van toepassing na uitdrukkelijke, voorafgaande en schriftelijke aanvaarding door B.F.S. Tenzij een recentere versie wordt gepubliceerd of meegedeeld, zijn deze algemene voorwaarden ook van toepassing op alle toekomstige relaties tussen de partijen. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, prevaleert de opdrachtbrief.

3.1. Inzet van medewerkers

Ook al heeft de klant contact met een bepaalde medewerker van B.F.S., wordt de overeenkomst geacht te bestaan tussen de klant en B.F.S., die vrij beslist over de toewijzing van de verschillende opdrachten aan deze of gene medewerker of over de vervanging van een medewerker door een andere, zonder dat de klant zich daartegen kan verzetten. B.F.S. zal zich, voor zover mogelijk, inspannen om de opdrachten toe te wijzen volgens de voorkeuren van de klant.

3.2. Inschakeling van derden

Indien nodig kan B.F.S. naar eigen goeddunken een beroep doen op advocaten, notarissen, accountants, bedrijfsrevisoren of andere externe adviseurs in het kader van de uitvoering van haar opdracht. Wanneer de kosten van dergelijke adviseurs waarschijnlijk meer dan 1.000 EUR (duizend euro) exclusief btw zullen bedragen, zal B.F.S. vooraf de schriftelijke toestemming van de klant vragen.

4.1. Verplichtingen van B.F.S.

B.F.S. heeft een middelenverbintenis en voert de haar toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid en met de vereiste zorgvuldigheid uit, in overeenstemming met de deontologische en professionele normen van de ITAA en met de wet- en regelgeving die van kracht is op het moment van de uitvoering van de overeenkomst.

B.F.S. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van eventuele latere wijzigingen – met of zonder terugwerkende kracht – van deze wettelijke en reglementaire bepalingen. Zij is evenmin aansprakelijk voor de gevolgen van eventuele nalatigheden, fouten of overtredingen die vóór haar tussenkomst zijn begaan.

De uitvoering van de opdracht is, tenzij anders overeengekomen, niet specifiek gericht op het opsporen van eventuele fraude.

B.F.S. verbindt zich ertoe de haar toevertrouwde opdrachten binnen redelijke termijnen uit te voeren en, in geval van specifiek overeengekomen termijnen, redelijke inspanningen te leveren om deze na te leven. B.F.S. kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld in geval van overschrijding van de termijnen die toe te schrijven zijn aan de klant, aan derden of aan overmacht.

4.2. Verplichtingen van de klant

De klant verbindt zich ertoe:

• B.F.S. tijdig alle documenten, gegevens en informatie ter beschikking te stellen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht;
• de werkzaamheden die hem toekomen, indien van toepassing, uit te voeren in overeenstemming met de opdrachtbrief;
• B.F.S. onverwijld op de hoogte te brengen van alle gegevens, gebeurtenissen of ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de opdracht;
• op verzoek van B.F.S. schriftelijk te bevestigen dat de verstrekte documenten, inlichtingen en toelichtingen juist en volledig zijn;
• controleren of de door B.F.S. opgestelde documenten en overzichten overeenkomen met zijn verwachtingen en met de door hemzelf verstrekte informatie, en, indien dit niet het geval is, B.F.S. hiervan onverwijld op de hoogte stellen

De klant verbindt zich ertoe B.F.S. onverwijld op de hoogte te brengen van elke significante financiële moeilijkheid die zijn continuïteit, solvabiliteit of de normale uitvoering van zijn verplichtingen kan beïnvloeden, met name in geval van herhaaldelijke betalingsachterstanden, executiemaatregelen, insolventieprocedures of een voorgenomen stopzetting van de activiteiten.

4.3. Aansprakelijkheid van de klant met betrekking tot het invoeren en verstrekken van informatie

Tenzij anders bepaald, is B.F.S. niet verplicht om de juistheid, volledigheid en samenhang te controleren van de informatie, documenten, bewijsstukken en gegevens die door de klant of zijn medewerkers aan haar worden verstrekt, noch de betrouwbaarheid van alle akten, contracten, inventarissen en facturen. B.F.S. heeft het recht hierop volledig te vertrouwen en ervan uit te gaan dat deze juist en volledig zijn. 

De klant is als enige verantwoordelijk:

• de kwaliteit, de juistheid en de volledigheid van de informatie, stukken en documenten die hij aan B.F.S. verstrekt;
• voor de tijdige toezending van alle documenten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht;
• voor fouten, weglatingen of onjuistheden in de ingevoerde of doorgegeven gegevens, hetzij via het BFSAccountant-platform, hetzij op enige andere wijze;
• de fiscale, boekhoudkundige, juridische of financiële gevolgen die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige gegevens die hij aan B.F.S. zou hebben verstrekt.

Wanneer de klant of zijn medewerkers zelf gegevens invoeren in de boekhoudsystemen waartoe hij zelfstandig toegang heeft (met name via BFSAccountant), is B.F.S. niet aansprakelijk voor fouten die voortvloeien uit deze invoer, tenzij zij deze gegevens uitdrukkelijk heeft gevalideerd in het kader van haar opdracht. Alle extra werkzaamheden die nodig zijn voor het corrigeren van foutieve invoer door de klant, worden apart in rekening gebracht tegen het geldende uurtarief.

Indien de klant onvolledige, onjuiste of te laat verstrekte informatie of documenten aanlevert, waardoor wettelijke, fiscale, sociale of reglementaire termijnen worden overschreden, kan B.F.S. in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor de daaruit voortvloeiende gevolgen, met inbegrip van met name administratieve of fiscale boetes, belastingverhogingen, achterstallige rente, verlies van fiscale voordelen, verval van rechten, niet-ontvankelijkheid, beperkingen van rechtsmiddelen, omkering of verzwarende omstandigheden van de bewijslast, ambtshalve belastingaanslagen of enig ander ongunstig procedureel of administratief gevolg.

B.F.S. voldoet aan haar verplichtingen die voortvloeien uit de wet van 18 september 2017 betreffende de preventie van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. De klant verbindt zich ertoe om spontaan en/of op verzoek van B.F.S. alle documenten te verstrekken die nodig zijn voor de vaststelling en verificatie van zijn identiteit (voor rechtspersonen: BCE-identificatie, lijst van bestuurders, kopieën van de identiteitskaarten van de bestuurders en uiteindelijk begunstigden, UBO-fiche en bewijs van UBO-registratie).

B.F.S. behoudt zich het recht voor om de uitvoering van de opdracht op te schorten of te weigeren zolang zij niet over alle informatie en documenten beschikt die vereist zijn in overeenstemming met haar wettelijke en deontologische verplichtingen.

De tijd die wordt besteed aan het nakomen van wettelijke en reglementaire verplichtingen op het gebied van de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering wordt beschouwd als tijd die aan de zaak wordt besteed en wordt in rekening gebracht volgens de geldende tarieven.

Tenzij anders overeengekomen, factureert B.F.S. haar diensten en kosten op basis van haar gebruikelijke tarieven, die worden vermeld in de met de cliënt gesloten opdrachtbrief en jaarlijks worden aangepast aan de prijs- en marktontwikkelingen. B.F.S. behoudt zich het recht voor om de betaling van een voorschot te eisen alvorens enige dienst te verrichten.

7.1. Kosten voor publicatie in het Belgisch Staatsblad

Wanneer B.F.S. belast is met het opstellen en indienen van een publicatie in het Belgisch Staatsblad voor rekening van de klant, worden er specifieke kosten in rekening gebracht bovenop de gebruikelijke honoraria:

• Honoraria voor het opstellen en publiceren in het Belgisch Staatsblad (exclusief officiële publicatiekosten): minimaal 200,00 EUR excl. btw per akte voor eenvoudige publicaties – en afhankelijk van de bestede tijd voor beslissingen die complexer zijn om op te stellen of voor complexe formaliteiten, met name in verband met buitenlandse elementen;
• Officiële publicatiekosten (griffierechten, registratiekosten, enz.): gefactureerd tegen kostprijs.

Deze kosten zijn alleen verschuldigd wanneer de klant deze opdracht uitdrukkelijk aan B.F.S. toevertrouwt in het kader van de opdrachtbrief of een latere schriftelijke aanvraag.

7.2. Abonnementskosten voor het Digital Package (E-Invoicing – BFSAccountant – Peppol)

Wanneer de klant zich abonneert op het Digital Package, komen er abonnementskosten bovenop de gebruikelijke honoraria. Deze kosten worden halfjaarlijks vooraf gefactureerd (kalenderhalfjaren: 1 januari tot 30 juni en 1 juli tot 31 december):

• 150,00 EUR excl. btw per halfjaar voor zelfstandigen en vzw's;
• 190,00 EUR excl. btw per halfjaar voor vennootschappen die tot 20 facturen per maand uitschrijven.

Voor bedrijven die meer dan 20 facturen per maand uitschrijven, wordt in onderling overleg tussen de partijen een tarief op maat vastgesteld. Elk begonnen halfjaar is volledig verschuldigd. Deze tarieven kunnen jaarlijks worden geïndexeerd overeenkomstig artikel 8.

B.F.S. behoudt zich het recht voor om deze tarieven in de loop van het jaar aan te passen in geval van een aanzienlijke stijging van de toegangs- of exploitatiekosten in verband met de dienst (Peppol-infrastructuur, licenties van Horus Software SA), overeenkomstig artikel 9. Bij niet-betaling van het abonnement behoudt B.F.S. zich het recht voor om de toegang van de klant tot het BFSAccountant-platform op te schorten totdat de betaling volledig is voldaan. 

7.3. Overige kosten en uitgaven

De honoraria zijn exclusief btw, publicatiekosten bij de Nationale Bank van België, reiskosten, de aanschaf van wettelijke boeken, administratie- en secretariaatskosten, noch de kosten voor het aanmaken van een dossier (300,00 EUR excl. btw voor een rechtspersoon en 150,00 EUR excl. btw voor een natuurlijke persoon). De overige kosten en/of uitgaven die voor rekening van de cliënt worden gemaakt, worden tegen kostprijs gefactureerd.

De honoraria, forfaitaire bedragen en abonnementen van B.F.S. worden jaarlijks geïndexeerd, op 1 januari van elk jaar N, op basis van de afgevlakte gezondheidsindex.

De indexering wordt berekend volgens de volgende formule:

Geïndexeerd bedrag = basisbedrag × nieuwe index / basisindex

De basisindex komt overeen met het gemiddelde van de afgevlakte gezondheidsindex van de maanden november en december van het jaar N-2.

De nieuwe index komt overeen met het gemiddelde van de afgevlakte gezondheidsindex van de maanden november en december van het jaar N-1.

Onverminderd het in artikel 8 voorziene jaarlijkse indexeringsmechanisme behoudt B.F.S. zich het recht voor om haar tarieven in de loop van het jaar te herzien in de volgende situaties:

• een aanzienlijke en onvoorziene stijging van de exploitatiekosten van B.F.S. (software, licenties, IT-infrastructuur, Peppol-netwerk) met meer dan 10 %;
• een substantiële wijziging van de omvang van de opdracht als gevolg van een verandering in de situatie van de klant (groei van de activiteiten, herstructurering, overname);
• een wijziging in de wet- of regelgeving die leidt tot een aanzienlijke extra werklast die bij het sluiten van de overeenkomst niet was voorzien;
• een aanzienlijke onderschatting van het oorspronkelijke budget als gevolg van een onjuiste, onvolledige of onvoldoende nauwkeurige beschrijving van de omvang of de complexiteit van de opdracht bij het sluiten van het contract, ongeacht of deze onderschatting te wijten is aan onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de klant, aan een aanvankelijk gebrek aan kennis van de werkelijke situatie van het dossier, of aan enige andere omstandigheid die B.F.S. ertoe heeft gebracht een begroting op te stellen op basis van een onjuiste voorstelling van de opdracht. In dat geval stelt B.F.S. de klant schriftelijk op de hoogte zodra de onderschatting wordt vastgesteld, waarbij de objectieve elementen worden meegedeeld die de herziening rechtvaardigen (vastgestelde overuren, werkelijke omvang versus aangekondigde omvang, aard van de niet-voorziene prestaties). De partijen streven ernaar om binnen 15 dagen overeenstemming te bereiken over een nieuw budget of een aanvullend forfaitair bedrag. Bij gebrek aan overeenstemming is B.F.S. gerechtigd de diensten boven het oorspronkelijke budget te factureren tegen het geldende uurtarief.

B.F.S. stelt elke herziening schriftelijk vast, in voorkomend geval via de opstelling van zijn honoraria. Indien de klant dit weigert, kan hij de overeenkomst opzeggen overeenkomstig artikel 14, zonder dat deze opzegging wordt gelijkgesteld met een opzegging wegens schuld. Het uitblijven van een schriftelijke reactie binnen een termijn van 15 kalenderdagen geldt als stilzwijgende aanvaarding van de herziening.

Tenzij anders overeengekomen, zijn de facturen van B.F.S. betaalbaar op de vervaldag.

In geval van betalingsachterstand behoudt B.F.S. zich het recht voor om de uitvoering van al haar prestaties geheel of gedeeltelijk op te schorten totdat de verschuldigde bedragen volledig zijn betaald.

Deze opschorting kan ook betrekking hebben op opdrachten die worden uitgevoerd voor rekening van vennootschappen die verbonden zijn met de in gebreke blijvende klant, in de zin van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, of van elke andere entiteit die met deze klant een eenheid van leiding, aandeelhouderschap of economische belangen vormt.

B.F.S. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van de opschorting van haar prestaties overeenkomstig dit artikel.

Elke betalingsachterstand geeft van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling aanleiding tot:

• tot de toepassing van forfaitaire administratiekosten ten bedrage van 25,00 EUR;
• evenals een contractuele schadevergoeding die forfaitair is vastgesteld op 10 % van de onbetaalde bedragen, met een minimum van 250,00 EUR.

De betalings- of wisselkosten zijn voor rekening van de klant. Elk bezwaar tegen een factuur moet binnen 15 kalenderdagen na ontvangst van de factuur per aangetekende brief aan B.F.S. worden gericht. Na deze termijn wordt de factuur geacht onherroepelijk te zijn aanvaard.

Overeenkomstig het arrest van het Hof van Cassatie van 4 april 2025 (R.G. nr. D.23.0003.N, beschikbaar op https://juportal.be/), maakt B.F.S. een onderscheid tussen twee categorieën documenten in het kader van de uitoefening van haar retentierecht in geval van onbetaalde honoraria:

11.1. Documenten die onmiddellijk moeten worden teruggegeven (art. 43 ITAA-wet)

Overeenkomstig artikel 43 van de wet van 17 maart 2019 is B.F.S. verplicht om op verzoek van de cliënt onverwijld alle boeken, documenten en elektronische gegevens die aan de cliënt toebehoren, terug te geven, met name:

• de brondocumenten: originele facturen, bankafschriften, originele boekhoudstukken, contracten, statuten, identiteitsbewijzen;
• de afgeronde en ingediende balansen, jaarrekeningen, belastingaangiften (IPP, ISOC, btw) en de bijbehorende elektronische bestanden.

11.2. Documenten waarop een retentierecht van toepassing kan zijn

In geval van onbetaalde verschuldigde honoraria is B.F.S. gerechtigd de documenten die het resultaat zijn van haar intellectuele activiteit in te houden, met name:

• de door B.F.S. opgestelde werkbestanden (digitale boekhoudbestanden, modellen, analyses, notities);
• documenten die nog in ontwikkeling zijn en nog niet zijn betaald;
• de gegevens die zijn opgeslagen in haar software en platforms (inclusief BFSAccountant) zolang de desbetreffende honoraria niet zijn voldaan.

12.1. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering

 B.F.S. heeft zijn beroepsaansprakelijkheid laten dekken door een verzekeringsovereenkomst die is goedgekeurd door de Raad van de ITAA. Deze verzekering is afgesloten bij een erkende verzekeraar waarvan de contactgegevens beschikbaar zijn op de website www.bfs.be. 

De contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van B.F.S. voor alle materiële of immateriële schade die aan de klant wordt toegebracht, is beperkt tot het bedrag dat daadwerkelijk door de verzekeraar wordt gedekt in het kader van de door B.F.S. afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering. In het geval dat de verzekeraar, om welke reden dan ook, geheel of gedeeltelijk niet uitkeert, is de totale aansprakelijkheid van B.F.S., voor alle soorten schade samen, zowel contractueel als buitencontractueel, beperkt tot tweemaal het factuurbedrag exclusief btw voor de uitvoering van de betreffende opdracht. Wanneer het om een terugkerende opdracht gaat, is dit veelvoud van toepassing op het bedrag van de honoraria die zijn gefactureerd gedurende de twaalf maanden voorafgaand aan het schadegebeurtenis, of vanaf het begin van de opdracht indien deze periode korter is dan een jaar.

12.2. Uitsluiting van buitencontractuele aansprakelijkheid (Art. 6.3 Burgerlijk Wetboek)

Binnen de wettelijk toegestane grenzen en behalve in geval van opzet of in gevallen waarin een beperking of uitsluiting van aansprakelijkheid wettelijk niet kan worden ingeroepen, ziet de klant af van het instellen van enige buitencontractuele vordering tegen B.F.S. en haar hulppersonen met betrekking tot enige schade die voortvloeit uit de uitvoering of niet-uitvoering van de opdracht. Deze uitsluiting en de aansprakelijkheidsbeperkingen waarin deze algemene voorwaarden voorzien, kunnen eveneens worden ingeroepen door de vennoten, bestuurders, leidinggevenden, werknemers, zelfstandige medewerkers, onderaannemers, hulppersonen en aan B.F.S. gelieerde vennootschappen. 

12.3. Personen die van de beperkingen profiteren – Samenloop van schade of vorderingen 

De aansprakelijkheidsbeperkingen en -uitsluitingen waarin deze algemene voorwaarden voorzien, zijn eveneens van toepassing op elke contractuele of buitencontractuele vordering tegen de vennoten, bestuurders, leidinggevenden, werknemers, zelfstandige medewerkers, onderaannemers, hulppersonen en aan B.F.S. gelieerde vennootschappen. Wanneer blijkt dat meerdere schadegevallen of vorderingen voortvloeien uit eenzelfde schadeveroorzakende gebeurtenis, eenzelfde fout of een reeks samenhangende fouten, worden deze beschouwd als één en hetzelfde aansprakelijkheidsgeval.

12.4. Uitsluiting van bepaalde soorten schade – garantie tegen vorderingen van derden

Tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders voorschrijven, kan B.F.S. niet aansprakelijk worden gesteld:

• voor enig verlies van winst, omzet, klanten, verwachte besparingen of zakelijke kansen;
• voor enige aantasting van de reputatie of het imago;
• voor enig verlies, wijziging of beschadiging van gegevens;
• kosten in verband met bedrijfsonderbreking;
• kosten voor het herstellen, terugvinden of reconstrueren van gegevens, documenten of bestanden
• noch, in het algemeen, voor enig afgeleid economisch verlies.

Deze uitsluitingen zijn van toepassing, zelfs indien dergelijke schade te voorzien was. 

De klant vrijwaart B.F.S. tegen elke vordering van een derde die zou worden ingesteld als gevolg van de uitvoering door B.F.S. van een opdracht voor rekening van de klant, behalve in geval van een fout van B.F.S.

Onverminderd de toepasselijke kortere wettelijke verjaringstermijnen, moet elke vordering van de klant met betrekking tot de prestaties van B.F.S., met inbegrip van elke vermeende fout, nalatigheid of beroepsmatige tekortkoming, schriftelijk aan B.F.S. worden gemeld binnen een termijn van zes maanden vanaf het moment waarop de klant kennis heeft gekregen, of redelijkerwijs kennis had moeten krijgen, van de feiten die aanleiding kunnen geven tot deze vordering.

Elke gerechtelijke vordering moet, op straffe van verval, worden ingesteld binnen een termijn van drie jaar vanaf deze schriftelijke kennisgeving, en in ieder geval uiterlijk vijf jaar na de uitvoering van de betreffende prestaties.

14.1. Terugkerende opdrachten

Een "terugkerende opdracht" wordt gedefinieerd als een opdracht die bestaat uit opeenvolgende prestaties van dezelfde aard die binnen vooraf bekende termijnen moeten worden uitgevoerd. Tenzij in de opdrachtbrief een termijn is vermeld, wordt de overeenkomst geacht voor onbepaalde tijd te zijn gesloten. Beide partijen kunnen de overeenkomst te allen tijde beëindigen, onder de volgende voorwaarden:

• de opzegging moet worden meegedeeld via aangetekende brief of e-mail, gericht aan de contactgegevens die gewoonlijk door de partijen worden meegedeeld en aaninfo@bfs.be ; tenzij het tegendeel wordt bewezen, wordt elke kennisgeving via e-mail geacht te zijn ontvangen op de dag van verzending en elke kennisgeving via aangetekende brief op de derde werkdag na de afgifte ervan.
• er moet een opzegtermijn van drie maanden in acht worden genomen.

Deze termijn kan, naar keuze van de klant indien deze het opzeggingsbericht heeft ingediend, worden vervangen door een forfaitaire opzeggingsvergoeding ter hoogte van 25 % van het honorarium dat overeenkomt met de diensten die gewoonlijk voor de klant worden verricht gedurende een volledig boekjaar. Tijdens de opzegtermijn blijven de bepalingen van de opdrachtbrief en deze algemene voorwaarden van kracht.

14.2. Eenmalige opdrachten

Eenmalige opdrachten zijn opdrachten die niet voldoen aan de hierboven genoemde definitie van terugkerende opdrachten.

Tenzij het tegendeel wordt bewezen, wordt de overeenkomst met betrekking tot een eenmalige opdracht geacht te zijn gesloten voor een bepaalde duur en eindigt deze bij de uitvoering van de opdracht.

De klant kan de opdracht voortijdig beëindigen door middel van een kennisgeving per aangetekende brief of per e-mail waarvan de ontvangst kan worden vastgesteld, gericht aan de contactgegevens die gewoonlijk door de partijen worden meegedeeld.

Tenzij het tegendeel wordt bewezen, wordt elke kennisgeving per e-mail geacht te zijn ontvangen op de dag van verzending en elke kennisgeving per aangetekende brief op de derde werkdag na de afgifte ervan.

In geval van voortijdige beëindiging die aan de klant te wijten is, is deze de kosten en honoraria verschuldigd die overeenkomen met de reeds uitgevoerde prestaties, evenals een schadevergoeding die overeenkomt met de gederfde inkomsten die B.F.S. lijdt als gevolg van de voortijdige beëindiging. 

Deze vergoeding wordt berekend op basis van de werkelijke kosten, met een onherleidbaar forfaitair minimum gelijk aan 25 % van de honoraria die verschuldigd zouden zijn geweest bij volledige uitvoering van de opdracht.

Bij het einde van de overeenkomst worden alle boeken en documenten die eigendom zijn van de klant ter beschikking gesteld aan hem of aan zijn gevolmachtigde.

14.3. Kosten voor de overdracht van het dossier

In geval van beëindiging van de overeenkomst, ongeacht de oorzaak, en op verzoek van de klant of zijn nieuwe dienstverlener om zijn dossier over te dragen aan een nieuwe dienstverlener, zal B.F.S. forfaitaire kosten voor de overdracht van het dossier in rekening brengen ten bedrage van 350,00 EUR exclusief btw. Deze kosten dekken het samenstellen, ordenen en doorsturen van alle stukken, bestanden en gegevens van het dossier naar de klant of de door hem aangewezen professional. Dit bedrag is verschuldigd vóór elke daadwerkelijke overdracht van het dossier. De overdrachtskosten zijn verschuldigd , ongeacht of de opzegtermijn al dan niet is nageleefd, en komen bovenop de honoraria en kosten die eventueel nog aan B.F.S. verschuldigd zijn.

Indien zich na het sluiten van de overeenkomst redelijkerwijs onvoorziene omstandigheden voordoen die buiten de wil van B.F.S. liggen en die tot gevolg hebben dat de uitvoering van de opdracht aanzienlijk duurder of complexer wordt, behoudt B.F.S. zich het recht voor om een aanpassing van haar honoraria en/of de uitvoeringsvoorwaarden van de opdracht voor te stellen.

Indien de partijen binnen een redelijke termijn geen overeenstemming bereiken, kan B.F.S. de uitvoering van de opdracht opschorten of de overeenkomst beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de klant, zonder dat dit haar aansprakelijkheid met zich meebrengt.

B.F.S. is van rechtswege en zonder schadevergoeding ontheven van elke verplichting in geval van overmacht of onvoorziene omstandigheden buiten haar wil om, waardoor de uitvoering van de opdracht tijdelijk of definitief onmogelijk wordt. Onder overmacht worden met name verstaan:

• natuurrampen, branden, overstromingen;
• storingen of onbeschikbaarheid van telecommunicatienetwerken, internet of IT-infrastructuur, met inbegrip van die van derde leveranciers (Peppol-netwerk, platforms voor elektronische handtekeningen, clouddiensten);
• cyberaanvallen, ransomware of IT-beveiligingsincidenten die B.F.S. of haar onderaannemers treffen, op voorwaarde dat B.F.S. redelijke beveiligingsmaatregelen heeft getroffen;
• epidemieën, pandemieën of overheidsmaatregelen die de bedrijfsactiviteiten beperken;
• algemene stakingen buiten B.F.S.;

• beslissingen of tekortkomingen die toe te schrijven zijn aan overheidsinstanties of derden buiten de controle van B.F.S.

  In geval van overmacht stelt B.F.S. de klant hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte. Indien de overmacht langer dan 30 werkdagen duurt, kan elke partij de overeenkomst zonder schadevergoeding beëindigen, onder voorbehoud van betaling van de reeds geleverde prestaties.

In alle gevallen kan B.F.S. de overeenkomst te allen tijde zonder opzegtermijn en zonder schadevergoeding beëindigen wanneer er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals:

• omstandigheden die de onafhankelijkheid van B.F.S. in gevaar brengen;
• omstandigheden die de uitvoering van de opdracht onmogelijk maken in overeenstemming met de beroepsnormen, deontologische normen of de normen inzake de bestrijding van het witwassen van geld;
• een ernstige en onherstelbare verslechtering van de relaties tussen de klant en B.F.S. die de voortzetting van een harmonieuze professionele samenwerking objectief onmogelijk maakt;
• een of meer kennelijke tekortkomingen van de cliënt in de nakoming van zijn eigen verplichtingen, met name wat betreft de naleving van de betalingstermijnen voor de honoraria;
• in geval van een gerechtelijke reorganisatieprocedure, ontbinding of faillissement van de cliënt.

De redenen voor de beëindiging moeten aan de cliënt worden meegedeeld. In geval van faillissement van de cliënt wordt de overeenkomst van rechtswege ontbonden. 

Wanneer B.F.S. de overeenkomst beëindigt, kan zij de cliënt wijzen op de dringende maatregelen die nodig zijn om zijn rechten te vrijwaren. Deze informatie wordt louter ter informatie en uit beleefdheid verstrekt, zonder dat B.F.S. enige verplichting tot opvolging, uitvoering of toezicht op zich neemt na de beëindiging van de opdracht.

B.F.S. is onderworpen aan het beroepsgeheim en de geheimhoudingsplicht overeenkomstig de wetgeving die van toepassing is op de beroepen van accountant en belastingadviseur.

De adviezen, consultaties, brieven, analyses en documenten die door B.F.S. aan de klant worden verstrekt, worden uitsluitend opgesteld voor de behoeften van de toevertrouwde opdracht en zijn vertrouwelijk.

Tenzij er een wettelijke verplichting bestaat of B.F.S. vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven, verbindt de klant zich ertoe de door B.F.S. opgestelde adviezen, consultaties of analyses niet aan derden mee te delen, behalve aan autoriteiten, adviseurs of partners voor wie deze mededeling redelijkerwijs noodzakelijk is.

De partijen verbinden zich ertoe om gedurende een periode van drie jaar na het einde van de contractuele relatie de vertrouwelijkheid te bewaren van niet-openbare informatie die zij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst hebben verkregen en waarvan zij bij die gelegenheid kennis zouden kunnen hebben gekregen.

Deze verplichting is niet van toepassing op:

• op informatie die in het publieke domein is terechtgekomen;
• op informatie die rechtmatig van derden is verkregen;
• op openbaarmakingen die worden opgelegd door de wet of een bevoegde autoriteit. 

De wettelijke en deontologische verplichtingen die van toepassing zijn op B.F.S., met inbegrip van het beroepsgeheim en de verplichtingen die voortvloeien uit de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, blijven zonder tijdsbeperking van toepassing overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen. 

Brieven, adviezen en standpunten van B.F.S. zijn beschermd door het intellectuele eigendomsrecht en mogen alleen worden gebruikt of gereproduceerd met de uitdrukkelijke, voorafgaande en schriftelijke toestemming van B.F.S. Ze zijn specifiek voor een bepaalde klant en situatie en kunnen niet zonder nieuwe analyse worden toegepast op andere situaties of personen.

De klant erkent te zijn geïnformeerd dat zijn persoonsgegevens door B.F.S. worden verwerkt voor het contractuele en administratieve beheer van zijn dossier, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving die aan B.F.S. wordt opgelegd en voor de uitvoering van de tussen hen overeengekomen opdrachten.

Hij wordt erop gewezen dat de privacyverklaring en het privacybeleid te allen tijde beschikbaar zijn op de website: www.bfs.be 

Gegevensbescherming (DPO). Contact DPO: dpo@bfs.be 

De klant verbindt zich ertoe, zowel tijdens de looptijd van deze overeenkomst als gedurende een periode van 24 maanden na de beëindiging ervan, geen contact op te nemen, direct of indirect, met een persoon die in dienst is bij of diensten verleent aan B.F.S., met het oog op diens aanwerving of het verlenen van diensten, en niets te ondernemen dat tot gevolg zou hebben dat zijn contract met B.F.S. wordt gewijzigd of beëindigd.

In geval van schending komen de partijen overeen dat B.F.S. het recht heeft om een forfaitaire schadevergoeding te eisen ter hoogte van één jaar brutosalaris van de betrokken persoon, met een minimum van 50.000 EUR (vijftigduizend euro) per overtreding, onverminderd eventuele aanvullende schadevergoeding. De klant staat in voor de naleving van deze verplichting door zijn ondergeschikten en gevolmachtigden.

Het Belgische recht is van toepassing op de relaties tussen B.F.S. en de klant. In geval van geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel bevoegd die in de Franse taal uitspraak doen, tenzij de partijen overeenkomen om vooraf een poging tot bemiddeling te ondernemen of een beroep te doen op de Arbitragecommissie van de ITAA voor geschillen met betrekking tot kosten en honoraria.

Indien een van de bepalingen of een deel van een van de bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig of niet-toepasselijk wordt verklaard, blijven alle andere bepalingen van kracht. 

BFS Verklaring:

DOEL EN WIJZE VAN VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

De persoonsgegevens die door de betrokkene worden verstrekt ("Gegevens") worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Rekeninganalyse – boekhouding
• Jaarrekeningen
• Financieel beheer
• Aangifte personenbelasting
• Aangifte vennootschapsbelasting
• Fiscale verdediging
• Fiscaal en juridisch advies
• BTW-aangifte
• Aangifte indirecte belastingen
• Inbrengen
• Auditwerkzaamheden
• Herstructurering van vennootschappen
• Wettelijke formaliteiten

De verwerking van gegevens voor elk van de bovenstaande doeleinden kan worden uitgevoerd in papieren, geautomatiseerde of elektronische vorm, en met name per gewone post of e-mail, telefoon (bijv. geautomatiseerde oproepen, sms), fax en elk ander digitaal kanaal (bijv. websites, mobiele applicaties).

De verwerkingsverantwoordelijke is de heer Ralph Troisfontaine. De betrokkene kan de functionaris voor gegevensbescherming en het bedrijf over deze kwesties contacteren via het volgende e-mailadres:  rtr@bfs.be

De gegevens die worden verwerkt om de dienst te verlenen en voor klanttevredenheid, worden door het bedrijf bewaard gedurende de periode die strikt noodzakelijk wordt geacht voor deze doeleinden. Bovendien kunnen gegevens die worden verwerkt om de dienst te verlenen, gedurende een langere periode worden bewaard om eventuele geschillen met betrekking tot de dienstverlening te beheren.

De betrokkene geniet de volgende rechten:

1. Recht op inzage, d.w.z. het recht om van het bedrijf bevestiging te verkrijgen of persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dat het geval is, om er toegang toe te krijgen;
2. Recht op rectificatie en wissing, d.w.z. het recht om rectificatie te verkrijgen van onjuiste gegevens en/of aanvulling van onvolledige gegevens, of wissing van gegevens om legitieme redenen;
3. Recht op beperking van de verwerking, d.w.z. het recht om opschorting van de verwerking te verzoeken indien er legitieme gronden zijn;
4. Recht op gegevensoverdraagbaarheid, d.w.z. het recht om de gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, alsook het recht om de gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te verstrekken;
5. Recht van bezwaar, d.w.z. het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van gegevens indien er legitieme gronden zijn;
6. Recht om contact op te nemen met de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit in geval van onrechtmatige verwerking van gegevens.

Recht om vergeten te worden: elke persoon kan verzoeken dat zijn of haar gegevens worden verwijderd en dat ze niet langer worden verspreid of verwerkt. De betrokkene kan de bovengenoemde rechten uitoefenen door te schrijven aan BFS, via de heer Ralph Troisfontaine of via het volgende e-mailadres: rtr@bfs.be

De gegevens kunnen aan derden worden meegedeeld om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, om te voldoen aan bevelen van overheidsinstanties of om een recht van het bedrijf in gerechtelijke procedures te doen gelden.

Onze beroepsethiek is die van het   het Instituut van Accountants en Belastingadviseurs van Belgie (I.E.C.). Ze is gebaseerd op competentie, onafhankelijkheid, integriteit, discretie en beroepsgeheim.